Over ons

Nieuwe structuur 2023 bestuur en inrichting

Stichting Grubbenvorst Verenigt/Samen Verenigt, (thans) 32 partners.

Onze missie

“Het verenigingsleven kent vele uitdagingen die invloed hebben op de vitaliteit. Aanwas van nieuwe leden, inzet van vrijwilligers, invulling van bestuursfuncties, financiën, accommodaties, veranderende behoeften. Onderwerpen waar verenigingen in meer of mindere mate mee te maken hebben. We hebben de overtuiging dat we samen de uitdagingen beter aankunnen, dan alleen. Samen komen we verder en zijn we in staat om de uitdagingen om te buigen in gezamenlijke ambities. Daar zijn we als ondernemende gemeenschap toe in staat!

We gaan Grubbenvorst verenigen en dat doen we samen! Samen gaan we ervoor zorgen dat de sterke positie van onze verenigingen behouden blijft en waar mogelijk verder uitgebouwd. Met behoud van identiteit. We gaan voor een duurzame samenwerking gericht op toekomstbestendigheid: Grubbenvorst Verenigt.”

Wat in de formulering van onze missie opvalt is, dat er mogelijke tegenstellingen in besloten liggen.

1. Wij onderkennen de verschillende uitdagingen waar verenigingen etc. voor (kunnen) staan en willen deze in gezamenlijke ambities ombuigen.
   
   Verwacht moet worden, dat die gezamenlijkheid alleen gevonden kan worden bij verenigingen etc. met dezelfde uitdaging. “Eén voor allen en allen voor één” zal hier niet worden bereikt.
   
   
2. Wij willen er samen voor zorgen, dat de verenigingen hun sterke positie behouden en mogelijk uitbreiden, met behoud van eigen identiteit.
   
   Als verengingen etc. uitdagingen kennen, die alleen gezamenlijk kunnen worden opgepakt, dan is het m.i. vanzelfsprekend dat je rekening houdt met elkaars mogelijkheden en wensen. In meer of mindere mate komt dit altijd neer op (gedeeltelijk) inleveren van autonome positie en identiteit. Bezwaarlijk hoeft dat niet te zijn, want het doel is om er samen sterker uit te komen. Het gaat dan niet om de bestaande positie en identiteit maar om de nieuw te verwerven positie en identiteit.

Nieuw beleid: loketvorming en vraaggerichtheid

Niet de ambitie zelf maar de uitdagingen als uitgangspunt nemen, met als mogelijk resultaat:

1. Begeleiding/advisering/ondersteuning, indien behoefte beperkt blijft tot één vereniging etc.
2. Projectgroep, indien vraag/behoefte zich bij meerdere verenigingen etc. voordoen.

Mogelijke hulpvragen

• Advies/sturing;
• Subsidies/fondswerving (begeleiding);
• Vergunningen evenementen etc. (begeleiding);
• Gesprekspartner (gemeente etc.)/bijvoorbeeld huisvesting;
• Ledenadministratie (gezamenlijk);
• Contributie inning (gezamenlijk);
• Verzekeringen (collectief);
• Vrijwilligersregeling/- vergoeding (advies);
• Artiestenregeling (advies);
• Fiscaliteit (advies, eventueel met externe adviseur/accountant);
• Positief sportklimaat;
• Stimuleringsbijdragen (beoordeling na verzoek);
• Eventueel inhuren externe expertise;
• Het beheer van de Dorpskalender door partnerpartij Grubbenvorst-Online

Te bereiken doelen en inzet

In de statuten van onze Stichting staan onder meer de volgende doelomschrijvingen:

1. “het bevorderen van een duurzame en toekomstbestendige samenwerking op het gebied van onderwijs, cultuur, sport en historie alsmede op sociaalmaatschappelijk vlak …”
2. “zij tracht dit doel te bereiken door de organisaties in Grubbenvorst te helpen bij en te adviseren over de werving van nieuwe (bestuurs)leden, financiële zaken, het verschaffen van accommodaties, het organiseren van vrijwilligershulp en al het andere te verrichten dat dienstbaar kan zijn aan het doel van de stichting.”

In lijn met deze doelen is vanaf de start gekozen voor 4 werkgroepen, die als taakomschrijving meekregen om met beleidsnotities te komen, uitmondend in korte en langere termijn acties om ingebrachte ideeën en projecten te realiseren. De 4 werkgroepen waren:

• Samenwerken
• Vernieuwen
• Accommodatie
• Communicatie

Deze vanuit de algemene doelstellingen gekozen bestuurlijke inrichting heeft op een aantal punten zeker tot resultaten geleid, w.o. MF-Accommodatieplan, betrokkenheid verenigingen bij basisscholen, externe communicatie (website, facebook, dorpskalender), inspiratiesessie e.d. Het betreft hier echter wel een bestuurlijke inrichting van bovenaf en niet een vanuit de verengingen van onderaf ingegeven inrichting. Dit uit zich in onvoldoende betrokkenheid en actieve opstelling, omdat niet bij alle partners op deze gebieden gelijke urgente gevoelens en/of wensen bestaan. Aparte vermelding in dit verband verdient de oplossing van dit probleem bij de werkgroep Accommodatie; die bestond uit 5/6 leden vanuit de verenigingen, waarbij middels interviews input is opgehaald bij de rest.

Zonder de te bereiken doelen en dus noodzakelijke kruisverbanden uit het oog te verliezen, vraagt dit om een andere voor partners meer herkenbare structuur.

Nieuwe structuur

Bij de bestuurlijke inrichting aansluiten bij de sectorale indeling van onze partners. D.w.z. dat het bestuur wordt gevormd door een dagelijks bestuur, aangevuld met een vertegenwoordiging van de verschillende te onderkennen sectoren:

• Sport
• Cultuur
• Onderwijs en Opvang
• Welzijn en Zorg
• Diversen (evt. samen met cultuur te vullen)

Aandachtspunten:

1. Aanwijzing c.q. werving sectorvertegenwoordigers:
   kunnen worden benadert of gekozen binnen betreffende sector.
2. De leden van het dagelijks bestuur nemen niet deel vanuit een sector. De zittingsduur is niet vastgesteld in termijnen maar in principe tot taken worden neergelegd. De bestuursleden uit de sectoren nemen zitting zolang men werkzaam is binnen betreffende sector.

Zie bijlage 1 voor de bestuurssamenstelling, zoals thans voorgenomen.

Financieel Loket

De Stichting heeft ten tijde van haar oprichting diverse subsidies en fondsen geworven, zodat thans nog over middelen wordt beschikt, die ten behoeve van projecten kunnen worden ingezet.

Voor de procedure en criteria die hierbij worden gehanteerd, wordt verwezen naar bijlage 2 en 3.

Bijlage 1

Stichtingsbestuur

Dagelijks bestuur (toezicht en eindverantwoording)

(Beoogde) personen;

• Voorzitter Roy Knelissen
• Secretaris Stina Marks
• Penningmeester Jacques Geurts

Bestuursleden (uitvoering en beoordeling)
Sectoren en (beoogde personen);

• Sport                                   nader in te vullen
• Cultuur                                nader in te vullen
• Onderwijs en Opvang         nader in te vullen
• Welzijn en Zorg                   Kees Cligge
• Diversen (kan evt. bij cultuur worden gevoegd)

Joey sluit aan extern adviseur / procesbegeleider. Deze aansluiting is belangrijk vanwege kennis en informatievoorziening, daarnaast willen we graag de band met de gemeente aanhouden.         

Overlegmomenten: het stichtingsbestuur (dagelijks bestuur en verdere bestuursleden) overlegt driemaal per jaar.  

Partnerbijeenkomsten 1 á 2 keer per jaar. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen ook het jaarverslag en begroting worden doorgenomen.

Bijlage 2

Stimuleringsbijdragen

Aanvragen

• Een aanvraag kan het hele jaar ingediend worden door gebruik te maken van het aanvraagformulier;
• Het formulier moet ingediend worden bij het secretaraat van Grubbenvorst Verenigt/Samen Verenigt (Stina Marks) via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.;
• De besluitvorming vindt plaats door het bestuur. Zij zullen middels mailcontact onderling overleg voeren over de toekenning/afwijzing van een aanvraag. We kunnen hier ook kiezen voor een onafhankelijke advies commissie van 2 á 3 personen.

Randvoorwaarden

• De reactietermijn op een aanvraag is maximaal 4 weken.
• Toekenning van aanvragen is mogelijk zolang er budget beschikbaar is. Het budget wat overblijft, wordt waar mogelijk meegenomen naar volgend jaar.

Criteria 

• Aanvragen moeten passen bij de doelstelling van Grubbenvorst Verenigt/Samen Verenigt;
• Uitvoeringsbudget is enkel inzetbaar voor partners van Grubbenvorst Verenigt; 
• De uitvoering van het initiatief of actie vindt plaats in Grubbenvorst (of Lottum) en is gericht op/komt ten goede aan de inwoners van Grubbenvorst.
• Stimuleringsbijdragen zijn niet bedoeld om kernactiviteiten van individuele organisaties te financieren. De aanvrager werkt bij voorkeur met andere verenigingen of organisaties om het initiatief of de actie uit te voeren;
• Aanvragen mogen zowel nieuwe initiatieven of acties zijn, maar ook bestaande initiatieven die verbreed of opgeschaald worden;
• Het gaat om een aanjaagbudget; stimuleren/opstarten/aanjagen. Het is echter van belang dat ook wordt nagedacht over c.q. gestreefd naar het structureel voortzetten van de actie of het initiatief (duurzaamheid);
• Per actie/activiteit wordt verzoek voor financiering ingediend volgens het format. Houd het kort en krachtig;
• Per aanvraag kan een maximaal bedrag van € 750,- toegekend worden. Het kan zijn dat een bepaald initiatief betrekking heeft op verschillende doelgroepen en meerdere ambities ten goede komt. Hierbij zijn dan ook uitzonderingen mogelijk. De beslissing van de beoordelingscommissie is hierin altijd leidend;
• De bijdrage wordt alleen toegekend als er geen andere ‘potjes’ voor de betreffende activiteit zijn.
• Zodra positief wordt beslist over een aanvraag krijgt de aanvrager (de aangewezen kartrekker van het project) de beschikking over de toegekende middelen;
• Aanvrager toont achteraf aan dat de activiteit is uitgevoerd (bijvoorbeeld met foto’s, verslag, social media of nieuwsbrief) en geeft bij eventuele bijeenkomsten een toelichting;

Bijlage 3

Format aanvraag stimuleringsbijdrage

Algemeen

Informatie actie/activiteit

Financiële gegevens